arabuluculuk sürecinde tarafların bizzat katılımı esastır; çünkü kendi çözümlerini kendileri üretmeleri beklenir. Ancak, bizzat katılımın mümkün olmadığı durumlarda vekaletname ile temsil de hukuken geçerlidir. Taraflar, süreci bir avukat vasıtasıyla takip edebilirler.
Bu noktada dikkat edilmesi gereken kritik bir nokta, avukata verilen vekaletnamede arabuluculuk sürecini yürütme, süreci sonlandırma ve anlaşma belgesini imzalama hususlarında Açık ve özel bir yetkinin bulunmasıdır. Genel dava vekaletnamesiyle arabuluculuk görüşmelerine iştirak edilmesi konusunda bazı tartışmalar olsa da, dava şartı olan arabuluculuk için avukatın genel vekaletle bu yetkiyi kullanabilmesi gerektiği yönünde görüşler de mevcuttur. Ancak en güvenli yol, vekaletnamede arabuluculuk yetkisinin açıkça belirtilmesidir.
Tüzel kişilerin (şirketlerin) temsilinde ise durum biraz farklıdır. Limited şirketlerde müdürler, anonim şirketlerde yönetim kurulu üyeleri güncel imza sirküleri ile bizzat katılabilirler. Kurumsal yapılar, kendi çalışanlarını temsilci belgesiyle yetkilendirerek sürece dahil edebilir; ancak bu temsilcinin şirket adına anlaşma imzalama ve feragat etme yetkisinin sınırları belgede net olarak tanımlanmalıdır. İşverenler için, yazılı belgeyle yetkilendirdikleri çalışanları da işvereni temsil edebilir ve son tutanağı imzalayabilir.
Sürecin geçerliliği açısından bir sıkıntı yaşamamak adına, arabuluculuk görüşmelerine katılacak vekilin veya temsilcinin yetkisinin tam ve eksiksiz olduğundan emin olmak önemlidir. Aksi takdirde, varılan anlaşmanın geçerliliği konusunda sorunlar ortaya çıkabilir.
