Merhaba Merve Hanım, Yandex 360'ın kurumsal mailleri sürpriz bir kararla ücretli yapması, sizin gibi binlerce KOBİ ve şirket sahibini ciddi bir maliyet yüküyle baş başa bıraktı. 10 yıllık yazışmaların, tekliflerin ve müşteri datalarının kaybolma korkusu gerçekten çok streslidir ancak içiniz rahat olsun; tek bir e-postanızı bile kaybetmeden bu göç işlemini kusursuz bir şekilde yapabilirsiniz.
Öncelikle stratejimizi belirlemek için çok kritik bir düzeltme ile başlayalım:
Google Workspace'in tamamen ücretsiz bir sürümü maalesef bulunmuyor. Ücretleri de dolar bazlı olduğu için 10 kullanıcı için aylık ciddi bir fatura çıkarır. Zoho Mail ise mükemmel bir alternatiftir ancak Zoho'nun "Sonsuza Dek Ücretsiz (Forever Free)" planı maksimum 5 kullanıcıya kadardır ve dışarıdan mail çekme (IMAP/POP) özellikleri kısıtlıdır. Sizin 10 aktif hesabınız olduğu için, Zoho'nun en uygun fiyatlı olan "Mail Lite" paketini kullanmanız gerekecek. Bu paket, Yandex ve Google Workspace'e kıyasla maliyetleri neredeyse beşte birine düşürür.
İşte yıllara dayanan o devasa mail arşivini, klasör yapısı bile bozulmadan Zoho Mail'e taşımanın profesyonel yolu:
Eksiksiz ve Kayıpsız E-Posta Taşıma Rehberi (IMAP Migration)
Bu işlemi manuel olarak (tek tek indirip yükleyerek) değil, Zoho'nun size sunduğu "Veri Taşıma (Data Migration)" aracı ile sunucudan sunucuya otomatik yaptıracağız.
1. Adım: Yandex'te "uygulama Şifreleri" Oluşturun (En Kritik Adım) Zoho sisteminin Yandex'e bağlanıp mailleri kopyalayabilmesi için normal şifreniz işe yaramaz. Yandex güvenlik gereği bunu engeller.
Yandex Mail'e giriş yapın, sağ üstten Güvenlik (Security) ayarlarına gidin.
"Uygulama Şifreleri (App Passwords)" bölümünü bulun ve her bir mail hesabınız (10 hesabın hepsi için ayrı ayrı) yeni bir şifre üretin. Bu şifreleri bir kenara not edin.
2. Adım: Zoho Mail'de Alan Adınızı Doğrulayın
Zoho Mail'e kayıt olun ve sirketiniz.com alan adınızı ekleyin.
Zoho size bir TXT kodu verecektir. Bu kodu alan adınızı aldığınız firmanın (Natro, İsimtescil, Godaddy vb.) DNS yönetim paneline gidip TXT kaydı olarak ekleyin ve domainin size ait olduğunu doğrulayın.
doğrulama bitince, 10 kullanıcınızın e-posta adreslerini (isim@sirketiniz.com şeklinde) Zoho içinde tek tek oluşturun.
3. Adım: Zoho "Data Migration" Aracını Çalıştırma Artık hesaplar hazır, sıra içlerini doldurmakta.
Zoho Admin Panelinde Veri Taşıma (Data Migration) sekmesine tıklayın.
Protokol olarak IMAP'i seçin.
Sunucu adresi olarak imap.yandex.com yazın. Port olarak 993 girin ve ssl/TLS seçeneğini işaretleyin.
Sistem sizden hangi hesaptan hangi hesaba aktarım yapılacağını soracak. Yandex'teki hesap adresini, 1. adımda aldığınız Uygulama Şifresini ve hedeflenen Zoho mail adresini girip taşımayı başlatın.
4. Adım: Yeni Gelen Maillerin Yönünü Değiştirme (MX Kayıtları) Taşıma işlemi (maillerin boyutuna göre birkaç saat sürebilir) %100 tamamlandıktan sonra, artık yeni gelen maillerin Yandex'e değil Zoho'ya düşmesini sağlamalısınız.
Domain panelinize tekrar girin. Eski Yandex MX kayıtlarını silin.
Yerine Zoho'nun MX kayıtlarını (mx.zoho.com, mx2.zoho.com ve mx3.zoho.com) ekleyin.
⚠️ Uzman Uyarısı (Sakın Yapmayın!): Taşıma işlemini başlattınız diye sakın heyecanlanıp Yandex'teki hesaplarınızı hemen silmeyin! MX kayıtlarının dünya genelinde oturması ve yeni maillerin tamamen Zoho'ya düşmesi 24 saati bulabilir. Bu süreçte bir süre Yandex'i de açık tutun ki havada kalan mailleri kaybetmeyin. Her şeyin Zoho'ya sorunsuz geldiğinden emin olduktan sonra Yandex defterini tamamen kapatabilirsiniz.
Bu adımlar hem maillerinizi hem de kurduğunuz klasör yapılarını eksiksiz taşıyacaktır. Takvim ve Kişiler (Rehber) için ise Yandex üzerinden bu verileri .ics (takvim) ve .csv (kişiler) formatında dışa aktarıp, Zoho arayüzünden içeri aktarmanız yeterlidir.
