Eyvallah kardeşim, bu e-posta meselesi gerçekten de Ince eleyip sık dokunması gereken bir konu. Sanki elma ile armut gibi görünse de yönlendirme ve takma ad arasında dağlar kadar fark var aslında. Bak şimdi, ben bu işin içinde yıllardır piştim, sana tecrübelerimden yola çıkarak bir yol haritası çizeyim. 😉
Şimdi düşünelim, elinde bir departman var diyelim, pazarlama departmanı. Ve bu departmanda Ayşe, Fatma, Hayriye çalışıyor. Eğer sen pazarlama@sirket.com diye bir mail kutusu açıp, bu maili Ayşe, Fatma ve Hayriye'nin kişisel mail adreslerine Yönlendirirsen, gelen her mail bu üç kişinin kendi gelen kutusuna düşer. Onlar da kendi adreslerinden cevap verir. Dışarıdan bakıldığında mail sanki pazarlama@sirket.com'dan geliyormuş gibi görünse de, aslında arka planda Ayşe'nin mailiymiş gibi algılanır. Bunun ne gibi bir sıkıntısı var dersen? Birincisi, kimin cevap verdiği tam belli olmaz, bazen aynı maile üç kişi cevap verebilir, Kafa karışıklığı yaratır. İkincisi, Ayşe işten ayrıldığında o yönlendirmeyi kaldırmak, Fatma'yı eklemek gibi sürekli bir yönetim yükü oluşur. Üçüncüsü, gönderim itibarı açısından da bazen sıkıntı olabilir; Ayşe'nin maili kara listeye düşse, pazarlama maili de etkilenir. Yani Evdeki hesap çarşıya uymaz misali, başta pratik görünen bu çözüm sonradan başını ağrıtabilir.
Peki, Takma ad (alias) ne işe yarar? İşte bu noktada takma ad, gerçek bir departman e-postası gibi çalışır. pazarlama@sirket.com diye bir mail kutusu açarsın, bu kutunun kendi şifresi olur, kendi kotası olur. Sonra Ayşe, Fatma, Hayriye bu mail kutusuna yetkilendirilir. Yani, Ayşe kendi Outlook'una veya webmail'e pazarlama@sirket.com adresini de ekler, bu kutuyu da kontrol eder. Gelen mailler bu ortak kutuya düşer, cevaplar da yine pazarlama@sirket.com adresinden gönderilir. Böylece dışarıdan tek bir kurumsal kimlik görünür. Kimin cevap verdiği belli olur, işten ayrılanın yetkisini kaldırmak yeterli olur, mailin kotası ayrı yönetilir. Yani Bir taşla iki kuş vurursun.
Benim nacizane tavsiyem, eğer bir e-posta adresinden gerçekten aktif olarak gönderim yapılacak ve kurumsal bir kimlik temsiliyeti söz konusu olacaksa, Takma ad kullanın. Yani ayrı bir mail kutusu oluşturup, yetkilendirmelerle erişim sağlayın. Sadece bilgi akışı için, tek yönlü bir bildirim almak için ise Yönlendirme düşünülebilir ama onda bile riskler var. Örneğin, info@sirket.com maili sadece genel bilgi almak içinse ve gelenleri direkt müdürün mailine yönlendiriyorsan, o zaman belki işe yarar. Ama aktif bir iletişim kanalıysa, alias candır. Yönetimi başta biraz daha meşakkatli gibi dursa da, uzun vadede sana çok büyük rahatlık sağlar. Yoksa Ayağını yorganına göre uzatmazsan, sonradan çok sıkıntı çekersin bu mail işlerinde. Hadi bakalım, kolay gelsin! :D
